周年イベントの映像提案、稟議を通しやすくする社内説明資料の作り方

以下、修正版記事です。

# 周年イベントの映像提案、稟議を通しやすくする社内説明資料の作り方

周年イベントの提案中、クライアントの担当者からこう言われたことはないだろうか。「映像いいですね、上に話通してみます」。そこで止まる。1週間後、2週間後、「ちょっと予算的に厳しいと言われまして」と返ってくる。

これは映像の提案内容が悪かったわけではない。担当者が稟議を通すための武器を渡せていなかっただけだと僕は思っている。

この記事では、周年イベントの映像提案を「担当者が社内で戦える状態」にして渡すための、稟議を通しやすくする資料の作り方を書く。

なぜ映像提案は稟議で止まりやすいのか

前提として理解しておきたいのは、周年イベントの映像提案を社内に通す担当者は、ほとんどの場合「映像の専門家ではない」ということだ。

総務部や経営企画部の担当者が、上司や役員に説明する。その上司や役員も映像の専門家ではない。つまり僕らが渡した提案書は、担当者というフィルターを通して、さらに映像を知らない決裁者に伝わる。

ここで何が起きるか。商談で熱量を持って話した「会場が暗転してOPが流れた瞬間の空気の変化」とか「周年という節目だからこそ映像で社員の気持ちを一つにできる」みたいな話は、担当者の記憶の中でどんどん薄まっていく。資料に残っているのは、見積金額と大まかな内容だけだ。

決裁者が見るのはその薄まった情報だけ。当然「本当に必要か」「もっと安くできないか」という話になる。これは担当者の力不足ではなく、僕らが「担当者が社内でそのまま使える資料」を渡せていないことが原因だと考えている。

だから僕らイベント制作会社がやるべきことは、提案書を作ることではなく「稟議書の下書きを作ること」だと捉え方を変える必要がある。

稟議を通しやすくする資料の3つの要素

担当者が社内で戦える資料には、必ず入れるべき要素が3つある。それぞれ役割が違うので、1つずつ説明する。

①「なぜ今やるべきか」を数字と言葉で固定するページ

決裁者が最初に聞くのは「なぜ映像にお金をかける必要があるのか」だ。ここを担当者の口頭説明に任せると、ほぼ確実に弱くなる。

このページに書くべきは、以下の3点だ。

– 周年という機会は何年に一度しか来ないか（10周年なら次は20周年、この一回性を明記する） – 映像を入れなかった場合、式典がどう記憶に残るか（または残らないか） – 映像を入れた場合、参加者・社員にどんな変化が起きると想定されるか

ここで大事なのは「感動します」「一体感が生まれます」のような曖昧な言葉で終わらせないことだ。僕が資料に書くなら、こう書く。

「10周年は次回が20周年になるまで二度と来ない節目です。式典の記憶は、会場演出よりも“開演の最初の3分間”で決まります。オープニング映像は、その3分間を設計する唯一の手段です」

このくらい具体的に、かつ短く言い切る。決裁者は長文を読まない。

②費用の内訳を「用途ごと」に分解したページ

稟議が止まる最大の理由は、だいたい金額だ。でも金額そのものより「この金額が何に対して払われているのか分からない」ことの方が稟議を止める。

「オープニング映像制作一式 ◯◯円」という一行の見積もりは、決裁者から見たら「高いか安いか判断できない数字」でしかない。これでは稟議書に転記できない。

分解するとしたら、こういう単位で書く。

– 企画・構成設計（式典の流れに合わせた映像の設計） – 素材収集・編集作業 – ナレーション・音楽・演出効果 – 当日の運用・バックアップ対応

こうしておくと、担当者が「予算を削るならどこを削れますか」と聞かれたときに、僕らに聞き返さなくても自分で答えられる。これが「担当者が社内で戦える状態」ということだ。

③「他社事例」より効くのは「やらなかった場合のリスク」

決裁者を動かす材料として、多くの提案書は「他社事例」を並べる。もちろん効果はあるが、周年イベントの決裁者が本当に気にしているのは「やらなかった場合、どんなリスクがあるか」の方だ。

具体的には、こう書く。

「映像演出がない場合、式典の印象は司会者の進行力と会場装飾だけに依存します。進行にアクシデントがあった場合、式典全体の印象を立て直す手段がなくなります」

これは脅しではなく事実だ。映像は式典の進行を支える保険としても機能する。この視点を資料に入れておくと、決裁者は「やらないことのリスク」を自分で想像し始める。これが稟議を後押しする一番強い材料になると僕は考えている。

担当者に渡す「想定問答集」を同梱する

資料本体とは別に、僕が必ず用意しているのが「決裁者から聞かれそうな質問と回答例」の1枚だ。これがあるとないとでは、担当者の社内での説得力がまったく違う。

想定される質問は、だいたいこの4つに絞られる。

Q. 去年までやってなかったのに、なぜ今年から必要なのか →「今年は節目の年だからです。通常年の式典と同じ予算感では、節目であることが参加者に伝わりません」

Q. もっと安くできないのか →「静止画ベースの簡易構成であれば予算を抑えた形もご用意できます。ただし式典の冒頭で使う映像は、参加者の記憶に最も残る部分なので、どこまで作り込むかはご相談させてください」

Q. 効果はどう測るのか →「アンケートの自由記述欄に“映像”というキーワードが出るかどうかで、体感的な評価は把握できます。前回との比較もできます」

Q. 失敗した場合どうなるのか →「構成案を事前に共有し、文言や演出内容はすべて確認いただいた上で制作を進めます。本番で初めて見る、という状態にはしません」

この想定問答集を渡しておくと、担当者は決裁者に詰められても慌てずに答えられる。僕らが現場にいなくても、担当者が僕らの代わりに戦える状態を作っておく。これが周年イベントの映像提案で一番大事なことだと思っている。

短納期になりやすい周年イベントへの備え方

周年イベントの提案は稟議の都合上、決裁までに時間がかかることが多い一方で、実際の制作期間は逆に短くなりがちだ。稟議が通った瞬間に「本番まで3週間しかない」という状態で動き出すことも想定しておく必要がある。

こういうときに大事なのは、情報が足りないことを理由に手を止めないことだ。分かっている範囲で仮の構成を組み、費用の内訳を先に固定する。後から情報が増えた分だけ、構成を微調整すればいい。順番を逆にすると、情報が揃うまで何も出せなくなる。

稟議のスケジュールが読みにくい周年イベントだからこそ、短納期になった瞬間にすぐ動ける準備を普段からしておく必要がある。通常の制作スケジュールより短い納期を求められる場合の対応可否と条件は、提案の時点であらかじめ整理しておく。急ぎの依頼ほど、その場の勢いで金額や納期を決めると後で揉めやすい。ルールとして決めておくことが、結果的に先方との信頼にもつながると感じている。

資料のフォーマットは「1案件1枚」にまとめる

ここまで3つの要素と想定問答集について書いてきたが、これらすべてを別々の資料として渡すと、担当者は結局どれを決裁者に見せればいいか迷う。

僕がおすすめするのは、①〜③の要素を1枚のサマリーシートにまとめ、想定問答集は別紙として添える、という構成だ。決裁者がまず見るのはサマリー1枚。深掘りされたら想定問答集で返す。この2段構えにしておくと、担当者は資料を迷わず使える。

サマリーシートに入れる項目をチェックリストにしておく。

– [ ] なぜ今年実施する必要があるか（一文で） – [ ] 費用の内訳（用途ごとに4分類程度） – [ ] やらなかった場合に想定されるリスク – [ ] 当日の進行イメージ（簡単な絵コンテやタイムラインで十分） – [ ] 想定問答集（別紙）

このチェックリストを満たした資料を渡せているかどうかで、稟議が通る確率はかなり変わると僕は感じている。映像の内容がどれだけ良くても、それを社内で説明する武器を渡せていなければ、稟議の場では負ける。

まとめ

周年イベントの映像提案で稟議が止まる理由は、映像の企画内容そのものではなく、担当者が社内で説明するための材料が足りていないことがほとんどだと僕は考えている。

今回書いた3つの要素、「なぜ今やるべきかの固定」「費用内訳の分解」「やらない場合のリスク明示」。これに想定問答集を添えて、1案件1枚のサマリーにまとめる。この形を提案の標準フォーマットにしてしまえば、担当者が決裁者と向き合うときに迷わなくなる。

映像の提案は、プレゼンした瞬間がゴールではない。その後、担当者が一人で社内を説得する時間の方がずっと長い。そこまで設計して渡すのが、僕らイベント制作に関わる人間の仕事だと思っている。次の周年イベントの提案から、ぜひ試してみてほしい。

なお、動画制作の費用感はおおよそ10万〜50万円、規模により要相談です。周年イベントの予算に合わせた内訳づくりも含め、まずは打ち合わせで無料お見積もりをご利用ください。

イベント・ライブ配信の映像づくりについて、実際の事例はこちらで紹介しています。